Guía de despacho: despachar, trasladar y facturar después

Crear la guía

1. 1Entra a Documentos → Nuevo documento.
2. 2En Tipo, elige Guía de despacho.
3. 3Busca y elige el Cliente.
4. 4Elige la Sucursal de donde sale la mercadería.
5. 5Aprieta Crear y cargar productos y agrega las líneas.

• Si el cliente tiene varias direcciones, elige a cuál va en Despachar a.
• Una cotización aceptada también se puede convertir en guía con Convertir en documento.

Traslado y transporte

La guía no se emite sin los datos del transporte. Se completan en la sección Traslado y transporte del borrador.

1. 1Elige el Tipo de traslado: Venta, Consignación, Traslado interno, Devolución de mercaderías u otro.
2. 2Elige el Despacho: Retira el cliente, Despacha la empresa al cliente o Despacha la empresa a otras instalaciones.
3. 3Escribe la Patente del vehículo y, si va con carro, su patente en Carro o remolque.
4. 4Escribe el RUT del transportista y el RUT y nombre del Chofer.
5. 5Revisa la Hora de salida (vacía, se usa la hora de emisión) y la Llegada estimada.
6. 6Aprieta Guardar.

• Si no tienes un dato del transporte, marca «No se cuenta con la información» en ese campo.
• Si la llegada es otro día, escribe el Motivo del traslado de más de un día. Sin él, la guía vale solo el día de emisión.
• Una factura que acompaña los bienes pide los mismos datos en la sección Despacho.

Traslado entre tus instalaciones

Para mover mercadería a otra bodega o instalación tuya con guía, elige Traslado interno como tipo de traslado. La guía mueve el stock como una transferencia.

1. 1En Traslado y transporte, elige Traslado interno en Tipo de traslado.
2. 2Elige la Bodega de destino. La bodega de origen es la del documento.
3. 3Escribe la Dirección de destino y la Comuna de destino: la dirección de la empresa es desde donde sale.
4. 4Aprieta Guardar y emite la guía.
5. 5En la bodega de destino, entra a Stock → Transferencias, abre la transferencia y aprieta Recibir en destino.

• Al emitir, el stock sale de la bodega de origen y queda En tránsito: no está disponible en ninguna bodega hasta que se recibe.
• La guía no se emite sin la Bodega de destino si lleva productos con control de inventario. Si solo lleva servicios o productos sin control de inventario, no la pide.
• La ficha de la guía muestra el traslado y su estado, y la transferencia muestra su guía.
• Si la guía queda con el folio anulado, o se anula con nota de crédito, antes de recibirse, la transferencia se anula y el stock vuelve a la bodega de origen. Si ya se recibió, el stock queda en el destino: para devolverlo, haz una transferencia de vuelta.
• Para mover stock entre tus sucursales dentro de la app, sin guía, usa Stock → Transferencias.

Consignación y otros traslados que no son venta

La guía con tipo de traslado Consignación, Otro traslado no venta o Traslado para exportación no descuenta stock: la mercadería sigue siendo de la empresa.

• En consignación, el stock sale cuando le facturas al consignatario lo que vendió: esa factura sí descuenta.
• Venta, Venta por efectuar, Entrega gratuita, Devolución de mercaderías y Venta para exportación descuentan el stock de la bodega del documento.

Emitir la guía

El aviso de emitir dice qué pasa con el stock: la guía de una venta lo descuenta de la sucursal elegida; la guía de una factura ya emitida no, porque lo descontó la factura; la de traslado interno lo deja en tránsito hacia la bodega de destino, y la de consignación no lo descuenta.

1. 1Aprieta Emitir y confirma con Sí, emitir.
2. 2Imprímela desde Entregar con Documento (carta) para que acompañe la mercadería.

Facturar guías después

En Documentos → Por facturar ves todo lo despachado que todavía no tiene factura. Filtra por Guías para ver solo esas, con su antigüedad.

1. 1Aprieta Facturar en la fila de la guía en Por facturar, o en la ficha de la guía emitida. Se abre el borrador de la factura con las líneas de la guía y su referencia; si todas las líneas son exentas, sale como factura exenta.
2. 2Agrega la orden de compra o la HES en Referencias si el cliente las exige.
3. 3Emite la factura. Como el stock ya salió con la guía, la factura no lo vuelve a descontar: el aviso de emitir lo dice.

• Para juntar varias guías del mismo cliente en una factura, en el borrador de la factura, en Referencias, bajo «Guías de este cliente sin facturar», aprieta Facturar esta guía en cada una.
• Si el borrador ya tiene a mano un producto que viene en la guía, la fila de la guía lo avisa: bórralo antes de Facturar esta guía o queda dos veces.
• Si armas la factura a mano para un cliente con guías sin facturar de los mismos productos, el panel de emitir lo avisa: emitida así, el stock se descuenta dos veces.
• Una guía va en una sola factura: una vez agregada, sale de Por facturar. En la lista de Documentos la guía muestra su factura y la factura su guía.
• La guía de una venta para exportación no se factura con Facturar: va con la factura de exportación.

Guía de una factura ya emitida

Cuando la factura se emitió antes de entregar la mercadería, la guía que acompaña el traslado va con tipo de traslado Venta y la referencia a la factura (Res. Ex. SII 154/2025).

1. 1En la ficha de la factura emitida, aprieta Guía de despacho.
2. 2Se abre el borrador de la guía con lo que falta por despachar de esa factura. Ajusta las cantidades si despachas una parte: el descuento de la factura se reparte solo según lo que despachas.
3. 3Completa Traslado y transporte y emite la guía.

• La guía no vuelve a descontar stock: lo descontó la factura.
• Puedes hacer varias guías para una factura, una por viaje, hasta despachar todo lo facturado. Lo que se acredita con nota de crédito antes de despacharlo ya no se despacha; si el cliente devuelve algo que ya recibió, lo que falta por despachar no cambia.
• Si después de una guía parcial el cliente ya no quiere lo que faltaba, emite la nota de crédito en Caja → Devolver o cambiar una venta (elige Factura) y marca Estas unidades no se habían despachado: salen de lo que falta por despachar. Sin marcarla, se entiende que el cliente devolvió lo que ya había recibido y lo que falta por despachar sigue igual.
• Si el producto va por serie, la guía trae las series de la factura que faltan por despachar. Si despachas una parte, indica cuáles salen: solo se aceptan las que vendió la factura.
• También lleva guía la factura de productos sin control de inventario: el botón Guía de despacho aparece igual.
• La guía se emite cuando el SII ya aceptó la factura (tarda unos segundos), y no se factura otra vez: no aparece en Por facturar ni se puede agregar a otra factura.
• Hazla siempre desde Guía de despacho en la ficha de la factura: una guía armada desde Nuevo documento sin la referencia a la factura descuenta el stock otra vez y queda en Por facturar.
• La factura muestra con qué guías se despachó.