Facturación recurrente: la factura que sale sola cada mes

Crear un contrato

1. 1En Administración → Facturación recurrente, aprieta Nuevo contrato.
2. 2Elige el Cliente con el buscador. Para que la factura salga, su ficha tiene que tener RUT, giro, dirección y comuna: si falta algo, la pantalla te lo dice.
3. 3Ponle un Nombre del contrato para ubicarlo (es para ti, no sale en la factura) y elige el Documento: factura afecta o exenta.
4. 4Elige la Moneda de los precios (pesos, UF o dólares), el Día del mes (del 1 al 28) y desde cuándo corre. Hasta es opcional: sin fecha, el contrato sigue hasta que lo termines.
5. 5Agrega las Líneas de cada factura: descripción, cantidad y precio neto por unidad en la moneda del contrato. El producto es opcional y solo admite servicios y arriendos (productos sin control de stock); si el producto es exento, la factura sale sin IVA en esa línea.
6. 6Aprieta Crear contrato. La pantalla te dice qué día sale la primera factura.

Qué pasa cada mes

• Se emite sola el día (lo normal): ese día GoFlare arma la factura, toma el folio, la manda al SII y, si marcaste el envío, se la manda al cliente por correo apenas el SII la acepta. Queda en la cobranza como cualquier otra: recordatorios, portal de pago y conciliación bancaria.
• Queda en borrador y me avisa: la factura queda como borrador y los administradores reciben un correo para revisarla y emitirla a mano desde el documento.
• Un mes nunca se factura dos veces, aunque el proceso corra de nuevo o alguien apriete Emitir ahora al mismo tiempo.
• Los precios en UF o dólares se pasan a pesos con el valor del día de emisión, y la línea lo dice: cuántas UF o dólares y a qué valor del día.
• Valen las mismas reglas que al emitir a mano: a un cliente con la venta bloqueada no se le emite, y si la factura le hace pasar su límite de crédito queda en borrador para que un administrador la apruebe en el documento y la emita. Si tienes tope de descuento, los precios de las líneas con producto se miden contra la lista al guardar el contrato.

La glosa del período

La Glosa del período se agrega al final de cada línea para que el cliente sepa qué mes paga. Por defecto dice «Período {mes} {año}», que en la factura se lee «Período diciembre 2026». La puedes cambiar o dejar vacía. La glosa nombra siempre el mes en que sale la factura: la del 1 de diciembre dice «Período diciembre 2026» (se cobra el mes por adelantado). La descripción más la glosa caben en 80 caracteres (lo que admite la factura): el contador de cada línea te avisa.

Descuentos

• En el contrato, aprieta Descuentos y después Agregar descuento: un Porcentaje o un Monto fijo en la moneda del contrato, sobre el neto, con una glosa opcional que sale en la factura («Descuento 10% primeros 3 meses»).
• La Vigencia puede ser Permanente, Por una cantidad de meses desde un mes (incluido), Entre dos meses (los dos incluidos) o Solo ciertos meses del año (por ejemplo enero y febrero, todos los años).
• Si en un mes valen varios descuentos, se aplica el que más descuenta: no se suman. En la factura sale en cada línea, y la glosa bajo la primera.
• Un descuento de 100% deja esos meses sin factura («primer mes gratis»): quedan en el historial como sin cobrar y el contrato sigue con el mes siguiente. Un monto (o un porcentaje menor) que dejaría la factura en $0 no se guarda.
• Próximas facturas muestra los próximos 12 meses con el neto, el descuento y el total, para que veas que el descuento hace lo que esperas. Un descuento no se edita: se da de baja y se agrega otro. Las facturas que ya salieron no cambian.
• Si tu rol tiene tope de descuento, el descuento (junto con el precio de las líneas bajo la lista) no puede pasarlo: pídeselo a un administrador. Se vuelve a medir cada vez que cambias las líneas del contrato, y con un descuento en monto vivo la moneda del contrato no se cambia: dalo de baja antes.

Emitir ahora, pausar y terminar

• Emitir ahora adelanta la factura del próximo período: sale en el acto y la siguiente queda para el mes que viene. Si mientras mirabas la pantalla esa factura ya salió (la emitió GoFlare u otra persona), no se emite otra: recarga la página.
• Pausar detiene las facturas; Reanudar las retoma desde el mes en curso. Los meses en pausa no se facturan hacia atrás, y reanudar nunca vuelve a un mes que ya pasó. Si al pausar había facturas cuyo día ya había llegado y todavía no salían (también la de este mes), no se pierden: si reanudas en el mismo mes, la de este mes sale sola; las demás quedan pendientes con Emitirla o No cobrarlo.
• Si das de baja al cliente, el contrato queda en pausa, ese mes no se factura y los administradores reciben un correo. Mientras siga de baja no se le emite nada ni se reanuda el contrato. Si vuelve, reactiva su ficha y aprieta Reanudar: si ese mes es el mes en curso, la factura sale sola; si ya pasó, queda pendiente para que elijas Emitirla o No cobrarlo. Los meses en pausa no se facturan.
• Terminar es final: el contrato no emite más y no se reactiva. Las facturas que ya salieron no cambian, y un mes ya pasado que todavía no salía queda pendiente para que lo emitas o lo dejes sin cobrar.
• Si cambia el precio, edita el contrato: vale desde la próxima factura. Una vez que el contrato facturó, el cliente no se cambia: termínalo y crea uno nuevo para el otro cliente.
• Historial muestra cada mes con su factura (folio, estado y la marca del SII) o el motivo por el que no salió.
• Para ubicar un contrato, usa el buscador de arriba de la lista: busca por cliente (razón social o RUT, con o sin puntos) o por el nombre del contrato, y filtra por estado. La búsqueda se mantiene al entrar a un contrato y volver.

Si una factura no sale

Si falta algo (folios, un dato del cliente, el valor de la UF del día), la factura no sale, no se toma folio y no queda nada a medias. Verás el motivo en rojo en el contrato y en el aviso de arriba, y los administradores reciben un correo. GoFlare la reintenta sola en la próxima corrida; cuando corrijas el problema, también puedes apretar Emitir ahora. Si descartas el borrador de un mes, se anula el folio de su factura (por ejemplo, porque el SII la rechazó) o la anulas entera con una nota de crédito, ese mes queda pendiente: el contrato lo dice y tiene un botón Emitirla para volver a emitir ese mes, también si el contrato ya terminó. GoFlare no lo rehace solo. Si ese mes tuvo una factura que se anuló, Emitirla la vuelve a emitir igual: mismas líneas, cantidades y precios, aunque hayas editado el contrato después (lo que iba en UF o dólares sale con el mismo monto en esa moneda, al valor del día). Si nunca tuvo factura, sale con las líneas de hoy del contrato. Si ese mes no se cobra, aprieta No cobrarlo: queda así en el historial y no se emite más. Un borrador que nadie emitió se sigue mostrando en el contrato aunque ya haya salido el mes siguiente y, pasada una semana, también en el aviso de arriba.