Emitir una factura o una boleta

Crear el documento

Todo documento nace como borrador. Nada se manda al SII hasta que lo emites.

1. 1Entra a Documentos → Nuevo documento.
2. 2En Tipo, elige Factura electrónica, Factura exenta electrónica o Boleta electrónica.
3. 3Elige en Cómo se arma si parte En blanco o Desde una cotización.
4. 4Busca el Cliente por nombre o RUT y elígelo de la lista. En la boleta es opcional: sin cliente sale a consumidor final.
5. 5Elige la Sucursal de donde sale el stock, o Sin movimiento de stock.
6. 6Si corresponde, elige la Lista de precios. Por defecto se usa la del cliente.
7. 7Aprieta Crear y cargar productos. Si partiste de una cotización, el botón dice Crear desde la cotización y copia sus líneas.

• La factura exige RUT, giro, dirección y comuna del cliente. Si falta algo, la pantalla lo avisa antes de que cargues las líneas.
• En la boleta los precios se escriben con IVA incluido. Si parte de una cotización, el sistema pasa solo sus precios a valor con IVA; el total puede quedar a unos pesos por el redondeo.
• Una cotización con descuento global no pasa a boleta: conviértela en factura, o crea otra cotización con el descuento en cada línea.
• Si convertiste una cotización en el tipo equivocado, aprieta Eliminar borrador en el documento nuevo: la cotización vuelve a quedar aceptada y, si sigue vigente, la conviertes de nuevo.

Agregar líneas

1. 1En Producto, busca por SKU o nombre.
2. 2Escribe la Cantidad.
3. 3Deja el Precio vacío para usar el de la lista, o escribe otro.
4. 4Si va con Descuento, elige % o $ y el valor.
5. 5Aprieta Agregar. Repite por cada producto.

• Para cobrar algo que no es un producto (flete, instalación, servicio), marca Glosa libre, escribe el Nombre y el precio. No mueve stock.
• Cualquier línea, con producto o glosa libre, puede llevar una Descripción en el formulario, o después con Agregar descripción bajo el nombre. Sale en el documento bajo el nombre, con letra más chica, y viaja sola a la factura que nace de la cotización, la nota de venta, la guía o la OT, y a la nota de crédito. Si el producto tiene descripción en el catálogo, se propone al elegirlo y la puedes cambiar o borrar.
• El SII corta el nombre de la línea en 80 caracteres: lo largo va en la descripción (hasta 1.000). Si una línea ya pasa de 80, la fila lo avisa.
• Marca Exento de IVA si esa línea no lleva IVA.
• Si el cliente exige orden de compra o HES, agrégala en Referencias antes de emitir.
• En Referencias puedes agregar a mano una Orden de compra, una Nota de pedido, un Contrato o una HES del cliente: elige el tipo, escribe el número y la fecha y, si quieres, una Glosa de hasta 90 caracteres (por ejemplo, «Contrato arriendo 2026»). La referencia sale impresa en la factura y va al SII.

Vendedor y observaciones de la cotización

La cotización impresa (Imprimir cotización) lleva el vendedor junto a la fecha y, si las escribes, las observaciones después de los totales.

• El Vendedor se elige en la ficha mientras la cotización es borrador o está enviada; aceptada o perdida, ya no. Si no eliges a nadie, sale quien la creó. El vendedor que elijas pasa a la factura o boleta cuando la conviertes, y la comisión es suya. En la cotización impresa sale el nombre de su perfil: si no lo ha puesto, sale sin vendedor (su correo no se imprime).
• En Observaciones escribe las condiciones de pago, de despacho, la validez o lo que corresponda, en varias líneas y hasta 1.000 caracteres. Se guardan al salir del campo y se pueden cambiar mientras la cotización es borrador o está enviada; aceptada o perdida, ya no.
• Las observaciones son de la cotización: no pasan a la factura, la boleta o la nota de venta que nace de ella.

Emitir

Al emitir se toma un folio. El aviso dice si se descuenta el stock y de qué sucursal, o por qué no (ya salió con una guía, es el cobro de una OT, son servicios). Un folio tomado no se devuelve: si el documento sale mal, se corrige con nota de crédito.

1. 1Revisa el detalle y los totales.
2. 2Antes de emitir, aprieta Vista previa (arriba, junto al estado): se abre el documento tal como va a salir, sin folio ni timbre y marcado como vista previa. En la boleta también está Vista previa del voucher.
3. 3Aprieta Emitir.
4. 4Lee el aviso y confirma con Sí, emitir.

• Si el cliente tiene guías sin facturar con los mismos productos, el panel de emitir lo avisa. Quita esos productos del borrador y agrega la guía con Facturar esta guía en Referencias, o descarta el borrador y factura la guía desde Por facturar; si emites el borrador así, el stock se descuenta dos veces.

El envío al SII

El documento sale al SII en el mismo momento en que lo emites. Su estado se ve en la ficha, en Estado.

• Aceptado por el SII o Aceptado con reparos: el documento vale.
• Si todavía no pudo salir, se reintenta solo cada 15 minutos. Con Reintentar ahora consultas sin esperar.
• Rechazado por el SII: el motivo queda en la ficha. Un documento rechazado no vale y no se le manda al cliente. Un administrador lo cierra con Anular folio y se rehace con otro folio; lo que sacó de la bodega vuelve (ver «Anular o corregir un documento con nota de crédito»).
• Si el envío quedó detenido, un administrador lo libera con Reencolar después de revisar lo que dice la ficha.

Entregar al cliente

En Entregar, en la ficha del documento emitido:

• Documento (carta) genera el PDF y lo abre en una pestaña para imprimir. Después el botón dice Ver el documento.
• En la boleta también aparece el Voucher en el ancho de tu impresora térmica.
• Para mandarlo por correo, revisa la dirección y aprieta Enviar por correo. Va el PDF adjunto: la boleta en 80 mm con el logo a color (aunque tu impresora sea de 58 mm) y los demás documentos en carta.
• Se puede enviar aunque el SII no haya respondido; si después lo rechaza, ese documento no vale: se corrige y se reenvía con el mismo folio, o se anula su folio y se rehace con otro.