Conciliación bancaria: cruzar la cartola del banco con tus facturas

Subir la cartola

1. 1En tu banco, baja la cartola o los movimientos del período en Excel (.xls o .xlsx) o CSV, y súbela tal como viene: no hace falta abrirla ni guardarla de nuevo. Así se leen la cartola histórica de Santander (.xlsx), el .xls del Banco de Chile y la cartola de BancoEstado (.xlsx, con sus hojas «Resumen» y «Movimientos»).
2. 2En Documentos → Conciliación bancaria, escribe la Cuenta (por ejemplo «Banco de Chile cta. cte.») y elige el archivo.
3. 3Aprieta Subir cartola. Un solo archivo trae los dos lados: los abonos van a la pestaña Abonos (clientes) y los cargos a Cargos (proveedores).

• Entran los movimientos de los últimos 400 días (unos 13 meses). Los más antiguos, o con fecha futura, no se cargan y te decimos cuántos quedaron fuera: si no entra ninguno, la cartola es de un período demasiado antiguo.
• La cartola tiene que traer una fila de encabezados con la fecha y los abonos (o el monto). Si tu banco usa otros nombres de columna, te lo decimos al subirla: cámbialos en el archivo y vuelve a subirla, o escríbenos desde Administración → Soporte y sugerencias.
• Subir otra vez la misma cartola, o una que se traslapa, no duplica nada: los movimientos que ya estaban se saltan y te mostramos cuáles.
• Si una fila trae fecha pero un monto que no se entiende, te decimos su número de fila para que la revises.

Abonos: los pagos de tus clientes

Para cada abono, GoFlare sugiere el cliente y las facturas: por el RUT de quien transfiere, por los N° de factura escritos en la glosa, por el nombre del cliente y por el monto.

• Ya registrado: ya hay un pago de ese cliente por ese monto, de hasta un mes antes o después, que registraste a mano. Aprieta Vincular: no se crea otro pago.
• Posible duplicado: el mismo abono parece venir de otra carga de la cartola. Si es el mismo, Ignorar como duplicado.
• Seguro: el RUT o los N° de factura (escritos como «fact 1234» o «N° 1234») calzan con el monto. Puedes conciliarlos todos juntos con Conciliar los seguros.
• Revisar: el cliente salió por el nombre o por el monto, o es una combinación de facturas. Revisa y aprieta Conciliar.
• Con Cambiar o Elegir facturas eliges el cliente y cuánto va a cada factura; tiene que sumar exacto el abono.
• Al conciliar, el pago queda registrado en cada factura con la fecha del banco, y el saldo, los recordatorios y el estado de cuenta se actualizan solos.

Cargos: los pagos a tus proveedores

En la pestaña Cargos (proveedores), cada cargo del banco se cruza con tus facturas recibidas y boletas de honorarios por pagar (las que llegan solas desde el SII a Recibidos). La sugerencia sale por el RUT del proveedor en la glosa, por los N° de factura, por el nombre del proveedor (sirve para los pagos automáticos, como «PAGO AUTOMATICO ENTEL») y por el monto.

• Conciliar registra el pago al proveedor en cada factura con la fecha del banco: el saldo baja en Por pagar y la factura sale de la deuda. Un cargo le paga a un solo proveedor, y las facturas tienen que sumar exacto el cargo (una cuota parcial de una factura grande sí vale).
• Ya registrado: ya hay un pago a ese proveedor por ese monto, de hasta un mes antes o después, que registraste a mano en Por pagar o como anticipo en una orden de compra. Aprieta Vincular: no se crea otro pago.
• La boleta de honorarios se paga por el líquido (bruto menos la retención que paga tu empresa al SII).
• Con Elegir facturas o Cambiar eliges el proveedor y cuánto va a cada factura.
• Para conciliar y vincular cargos hace falta el permiso Pagar (lo tienen administradores y Cobranza; se quita por persona en Equipo).

Lo que no es una factura

Un traspaso entre tus cuentas, un crédito del banco, las remuneraciones, los impuestos, una comisión bancaria o una nómina de pagos que el banco junta en una sola línea: aprieta Ignorar, elige un atajo de motivo o escríbelo. Queda en Ignorados y lo puedes Reabrir.

Deshacer una conciliación

Primero anula los pagos: los de un abono, en el estado de cuenta del cliente; los de un cargo, en Por pagar (con su motivo). Después, en Conciliados, aprieta Reabrir y el movimiento vuelve a quedar por conciliar. Un movimiento que solo se vinculó a pagos que ya existían se reabre directo.