Cobranza: tramos de mora, gestión, planes de pago y registrar un pago

Qué muestra la pantalla

En Documentos → Cobranza están todas las facturas, facturas exentas y boletas de honorarios emitidas que todavía tienen saldo. El saldo ya descuenta los pagos, las notas de crédito y lo abonado en la nota de venta.

• Por cobrar: el total adeudado, qué porcentaje está vencido y cuántos clientes deben.
• Días en cobrar (DSO): cuántos días de venta tienes en la calle. Mientras más bajo, más rápido cobras.
• Cobrado a tiempo: de lo que pagaron en el período, cuánto llegó antes del vencimiento.
• Mayores morosos, Crédito por vendedor, Medios de pago y Recaudación, 6 meses.

Filtrar

1. 1Elige el Período (30, 90 o 365 días) para los indicadores.
2. 2Si quieres, acota por Sucursal, Vendedor o A cargo de y aprieta Filtrar.
3. 3Haz clic en un tramo (Al día, 1-30 días, 31-60 días, 61-90 días, Más de 90) para ver solo esas facturas. Otro clic lo quita.

Anotar la gestión de una factura

1. 1En la fila de la factura, abre Gestión.
2. 2Elige quién la tiene a cargo, la próxima acción y su fecha (por ejemplo «Llamar a finanzas»).
3. 3Si el cliente prometió pagar, anota el compromiso con fecha y monto.
4. 4Agrega una nota si hace falta y guarda. Cada cambio queda en el historial de la factura.

Registrar un pago

1. 1En la fila de la factura, aprieta Registrar pago.
2. 2Elige el medio de pago, el monto (por defecto, el saldo) y la referencia si el medio la pide.
3. 3Guarda. El saldo baja de inmediato y, si queda en cero, la factura sale de la lista.

Plan de pago en cuotas

Cuando un cliente paga sus facturas mes a mes, en Cobranza aprieta Plan de pago, elige el cliente y sus facturas, el número de cuotas (o el monto de cada una) y la fecha de la primera. Las siguientes caen el mismo día de cada mes, o el último día si ese mes no lo tiene. El total es el saldo de las facturas y la diferencia del redondeo va en la última cuota.

• Las facturas no cambian: el plan ordena cuándo vence cada parte. Mientras las cuotas estén al día, ninguna factura del plan aparece vencida; si una cuota vence sin pagar, aparecen vencidas las facturas que la cubren.
• En el plan, Registrar pago reparte lo recibido entre sus facturas, la que vence primero antes. Cualquier pago a esas facturas (en la caja, en la ficha o en la conciliación) también cuenta para las cuotas, la más antigua primero.
• Si se emite una nota de crédito sobre una factura del plan, el plan baja desde la última cuota: nunca cobra más que lo que se debe. Una cuota pagada sigue pagada, y si se anula un pago de antes del plan (un cheque protestado), lo que falta se suma a la última cuota.
• En los indicadores, la cuota pagada en su fecha cuenta como cobrada a tiempo, aunque la factura hubiera vencido antes del plan.
• Los recordatorios por correo y SMS avisan por cuota, no por factura. Una promesa de pago anotada en una factura del plan los pausa hasta esa fecha.
• Anular el plan (con motivo) no borra pagos: las facturas vuelven a su vencimiento y pueden entrar a otro plan.

Mandarle al cliente su link de pago

En la ficha del cliente, Copiar link de pago crea un enlace de 30 días donde el cliente ve todas sus facturas por pagar, baja cada PDF y tiene los datos para transferirte. Enviar por WhatsApp lo deja listo en un mensaje. Copiar otro no anula el que ya mandaste; Revocar links los anula todos. Si alguien deja el equipo, revoca los links de los clientes que atendía: siguen sirviendo hasta que vencen.

• Los datos bancarios se completan una vez, en Datos para emitir → Datos para recibir pagos.

Recordatorios automáticos por correo

En Cobranza, abre Recordatorios por correo y aprieta Encender recordatorios (solo un administrador). Cada día a las 10:00 se le escribe a cada cliente con correo en su ficha, con el link para ver y pagar sus facturas.

• Salen 3 días antes de vencer, el día que vence y a los 3, 7, 15 y 30 días de vencida; después, cada 30 días. Si uno no alcanza a salir, sale al día siguiente.
• Para encenderlos tiene que estar el correo de Datos para recibir pagos: ahí llegan las respuestas de tus clientes.
• No salen si la factura tiene un compromiso de pago vigente, si el SII la rechazó o si se emitió sin plazo de pago (la ficha no tenía días de pago), ni más de uno cada dos días al mismo cliente.
• Solo cuentan las facturas emitidas desde el día en que los enciendes por primera vez.
• En la ficha del cliente puedes Pausar sus recordatorios y ver los últimos que salieron.

Recordatorios por SMS (próximamente)

En el mismo panel, Encender SMS manda un mensaje al celular de la ficha del cliente el día que vence la factura y a los 7 y 30 días de vencida (después, cada 30), con el link para pagar. Cada SMS tiene un costo que se suma a tu cuenta de GoFlare: el Tope por mes lo limita.

• Los recordatorios por SMS vienen en el plan Full activo: en la prueba no se mandan. Los de correo van en los dos planes.
• El mensaje parte con el nombre de tu empresa, para que tu cliente sepa quién le escribe.
• Va sin tildes a propósito: así cabe en un solo mensaje.
• Un teléfono fijo no recibe SMS: en la ficha del cliente ves a qué celular le llega.

Bloquear la venta a un moroso

Desde la ficha del cliente, un administrador o alguien de cobranza puede bloquearle la venta con un motivo. Mientras esté bloqueado, no se le puede emitir ningún documento con ese RUT, aunque se cree otra ficha.