Órdenes de compra: pedir, recibir y cuadrar con la factura

Crear la orden

1. 1Entra a Documentos → Órdenes de compra.
2. 2En Nueva orden, elige el Proveedor. Si no existe, aprieta Proveedor nuevo y completa nombre, País y RUT (solo si es chileno).
3. 3Elige la Moneda: CLP o USD.
4. 4Si quieres, indica la Llegada esperada y una Nota (opcional).
5. 5Aprieta Nueva orden. Se abre la orden en estado Borrador.

Datos de la orden

En Datos de la orden anotas, si quieres, el vendedor del proveedor, el responsable de la compra, el plazo y la forma de pago, el tipo de entrega, la dirección y el contacto de entrega con su teléfono, y la dirección del proveedor. Todo es opcional: lo único obligatorio de una orden es el proveedor con su nombre y RUT. Aprieta Guardar datos: lo que guardes sale impreso en la orden.

• Al emitir, la orden guarda el dólar observado y la UF de ese día y los imprime; mientras está en borrador muestra los de hoy como referencia.
• Los datos se pueden corregir después de emitir, hasta que la orden se anule.

Cargar productos y emitir

1. 1En Productos, busca el producto por SKU o nombre.
2. 2Indica la Cantidad y el Precio neto en la moneda de la orden.
3. 3Aprieta Agregar. Repite con cada producto; cantidad 0 lo saca.
4. 4Si lo que escribiste no está en el catálogo, aparece Crear y agregar: revisa el nombre y el SKU y apriétalo. El producto queda en el catálogo con control de stock y entra a la orden con esa cantidad y precio; el precio de venta se le pone después en Productos.
5. 5Cuando esté completa, aprieta Emitir orden. Pasa a Emitida.
6. 6El número de la próxima orden se cambia en Administración → Datos para emitir → Numeración de órdenes de compra (para retomar el correlativo que ya llevabas; nunca baja de una orden que ya existe).
7. 7Para imprimirla o mandarla al proveedor: en la lista, el N° abre la orden en PDF en otra pestaña (y ver abre su ficha); dentro de la orden está Imprimir orden. En dólares sale en US$. La orden lleva siempre neto, IVA y total: el IVA va si el proveedor es chileno, en pesos o en dólares; a un proveedor extranjero no se le pone (al importar, el IVA se paga en aduana).
8. 8Un borrador que no va se elimina con Eliminar borrador: desaparece y, si era el último, su número queda disponible. Una orden ya emitida no se elimina: se anula con Anular orden y su motivo.

• Para anularla, aprieta Anular orden, escribe el motivo y aprieta Confirmar anulación. Solo se puede mientras no tenga pagos.

Pagos y costos de importación

Una orden en dólares se costea al dólar del día en que se paga. Lo que llega antes de pagar entra al dólar del día como provisorio y se corrige solo cuando la orden queda pagada.

• Registrar pago: monto, Fecha del pago, Medio y Referencia. En USD, el dólar se propone solo y lo puedes corregir en Dólar del banco.
• Agregar costo: flete, seguro, arancel o agente de aduana, netos de IVA. Se reparten según el valor de cada producto en la orden. Viene en el plan Full.

Recibir la mercadería

1. 1En Recepciones, elige la Bodega que recibe.
2. 2En cada producto, anota lo que Llega ahora. Si el producto va por serie, escribe una serie por línea.
3. 3Aprieta Recibir mercadería. Entra al stock al costo en pesos de la orden y actualiza el costo promedio.
4. 4Si llegó solo una parte, la orden queda en Recibida parcial y puedes recibir el resto después.

Cuadrar con la factura del proveedor

1. 1Cuando llegue la factura, ábrela desde Documentos → Recibidos.
2. 2En «¿Viene de una orden de compra?», elige la orden y aprieta Ligar a la OC.
3. 3Si algo no calza, aparece No cuadra con lo recibido con cada diferencia: facturado y no recibido, precio distinto al de la OC o producto que no está en la OC.
4. 4Si una línea dice «No se sabe qué producto es», elige el producto en «¿Qué producto es?» y aprieta Asociar.

• La orden muestra arriba las facturas ligadas, con su número y total.
• Ligar la factura a la OC viene en todos los planes; el cuadre (No cuadra con lo recibido y Asociar) viene en el plan Full.