Documentos recibidos: ver, aceptar o reclamar y pasar a por pagar

Cómo llegan los documentos

En Documentos → Recibidos está todo lo que tus proveedores le emitieron a la empresa, según el Registro de Compras del SII. Se carga solo cada mañana con el certificado digital de la empresa.

• Con la casilla de intercambio recepcion@dte.goflare.cl registrada en el SII (paso obligatorio: artículo «Casilla de intercambio en el SII»), el XML que manda cada proveedor llega solo y trae el detalle de productos. Mientras no esté, verás un aviso rojo arriba.
• Para leer el SII en el momento, aprieta Actualizar desde el SII (puede tardar hasta un minuto).
• Si un proveedor te mandó el XML a otro correo, súbelo con Subir XML de factura.
• Las boletas de honorarios se leen con Actualizar honorarios.

Por confirmar en el SII

Una factura que llegó por correo (a la casilla o con Subir XML de factura) y que todavía no aparece en el Registro de Compras del SII queda con la etiqueta Por confirmar en el SII. Mientras tanto no está en Por pagar, no se cruza con la cartola, no se le registra un pago, no se liga a una orden de compra y su mercadería no se recibe desde la factura. Cuando la lectura de cada mañana la trae del SII, queda confirmada sola, normalmente al día siguiente.

• Si la mercadería llegó con una orden de compra, recíbela desde la orden; si no, espera a que el SII confirme la factura.
• Si no aparece en 2 o 3 días, revisa con el proveedor: podría no ser real. Lo que prueba que la factura existe es el registro del SII, no la firma del XML.
• Si subes el XML de una factura de un mes anterior, emitida en los últimos 60 días, la lectura de la mañana busca también en ese mes.
• Si el SII la trae con otro total, manda el del SII y la ficha avisa que la firma no es válida: pide al proveedor el XML original y súbelo. Mientras tanto, si el detalle de ese XML no calza con los montos del SII, su mercadería no se recibe desde la factura.
• A una factura que ya está en el registro del SII solo le entra el XML de su mismo total, y una que ya tiene su XML con firma válida no se reemplaza con otro XML distinto.
• Las guías de despacho no pasan por el registro del SII: no quedan por confirmar y se ligan a su orden de compra como siempre.

Ver el documento

1. 1Haz clic en el tipo y número del documento, por ejemplo «Factura electrónica N° 1234».
2. 2Si GoFlare tiene su XML, se abre el documento dibujado en una pestaña nueva.
3. 3Si solo viene del registro del SII, sin XML, se abre su ficha con el aviso «No tenemos el XML de este documento»: el SII informa los montos pero no el documento. Pídele al proveedor que lo reenvíe a recepcion@dte.goflare.cl o súbelo con Subir XML de factura.
4. 4Pasa sobre todo con lo que se emitió antes de cambiar la casilla de intercambio en el SII, y por unos días después: muchos proveedores guardan la casilla anterior y siguen mandando ahí.

Aceptar o reclamar

La columna Plazo dice cuántos días te quedan. Se cuentan 8 días corridos desde que el SII recibió el documento; si no respondes, el SII lo da por aceptado y la columna dice «venció el plazo». Solo un administrador de la empresa puede responder, y solo en facturas, facturas exentas y liquidaciones.

1. 1En la fila del documento, abre Aceptar o reclamar.
2. 2Para aceptar, aprieta Aceptar y dar recibo y confirma con Sí, aceptar ante el SII.
3. 3Para reclamar, elige el motivo: Contenido del documento, Falta parcial de mercaderías o Falta total de mercaderías.
4. 4Confirma con el botón que aparece, por ejemplo «Sí, reclamar: contenido del documento».
5. 5La respuesta queda anotada bajo el número del documento, con su fecha.

Recibir la mercadería

Cuando el documento trae el detalle de productos, aparece Recibir mercadería. Ahí eliges la Bodega que recibe y, para cada línea, el Producto nuestro y las Unidades que entran. Si una línea no llegó, márcala con No llegó: queda como falta para reclamar. En el plan Full, si la factura no cuadra con lo recibido, la fila muestra No cuadra: revísalo antes de aceptar.

Gastos y consumos

Una factura de combustible, comisiones del banco, arriendo o servicios no es mercadería. Ábrela, elige la categoría y aprieta Es gasto: no entra al inventario y se paga igual desde Por pagar. La categoría se recuerda por proveedor, así que su siguiente factura llega ya clasificada. Si una puntual sí era mercadería, aprieta Es mercadería: cambia solo esa, salvo que no hubiera otra marcada como gasto (ahí el proveedor también vuelve a mercadería). Las notas de crédito, de débito y las liquidaciones-factura nunca ingresan mercadería.

Pagar al proveedor

Cada factura recibida que está en el registro del SII pasa sola a Documentos → Por pagar, con su saldo y su vencimiento (por defecto, 30 días desde la emisión). Los tramos Por vencer, Vencido 1-30, Vencido 31-60 y Más de 60 muestran cuánto debes.

1. 1En la fila de la factura, abre Registrar pago.
2. 2Completa Monto, Fecha, Medio y, si quieres, la Referencia.
3. 3Aprieta Guardar pago. El saldo baja de inmediato.
4. 4Si acordaste otra fecha con el proveedor, cámbiala en Vencimiento y aprieta Cambiar.