Caja: abrir el turno, vender con lector y cerrar con arqueo

Abrir la caja

Una caja es un mesón. Si todavía no hay ninguna, un administrador crea la primera en Punto de venta → Caja con su Nombre, la Bodega desde la que vende y la Lista de precios con la que vende (se propone la primera lista del catálogo; el mesón cobra siempre el precio de esa lista), y aprieta Crear caja. Abajo de la pantalla queda dicho con qué bodega y qué lista vende cada caja.

1. 1Entra a Punto de venta → Caja.
2. 2Elige la Caja.
3. 3Cuenta el efectivo del cajón y anótalo en Efectivo con el que se abre. Si el turno anterior dejó plata, el campo se llama Efectivo que contaste y ya trae lo que entregó.
4. 4Aprieta Abrir caja (o Está completo, abrir si recibes de otro turno).

• Si lo que cuentas no calza con lo que entregó el turno anterior, explica en Qué pasó con la diferencia y aprieta Abrir con diferencia. Ese cierre queda observado y quien lo cerró no puede vender hasta explicarlo.
• En Caja solo aparecen las cajas que tú puedes abrir y que no tienen ya un turno abierto. Si dice que no tienes ninguna caja asignada, pídele a un administrador que te marque en Configurar cajas.
• Cada caja tiene su propio turno: si hay dos cajas, pueden estar abiertas a la vez. Lo que vendes en el Punto de venta entra a tu turno y sale de la bodega de tu caja. En el turno de otra persona no se cobra: se arma la venta y se deja en espera para que la cobre quien abrió el turno. Un administrador también abre su propia caja para vender; solo si no queda ninguna caja libre (una sola caja, ya abierta) vende en el turno abierto. Un pago que registras desde la ficha de un documento sin tener tu caja abierta queda fuera de caja, con aviso. Si ya tienes tu turno y miras el de otra persona, Vender no aparece ahí: el Punto de venta vende siempre en tu turno.
• Con varias cajas abiertas, Turnos abiertos muestra cada una con quién la abrió. Toca una para verla: así una compañera de esa caja o un administrador puede cerrar un turno que alguien dejó abierto.

Varias cajas y quién abre cada una

Un administrador agrega y edita las cajas en Punto de venta → Caja → Configurar cajas. Ahí también decide quién abre cada una: una caja sin nadie marcado la abre cualquiera que tenga el permiso Vender; si marcas a alguien, solo la abren las personas marcadas y los administradores.

1. 1Entra a Punto de venta → Caja y despliega Configurar cajas.
2. 2Para cambiar una caja, edita su Nombre, su Bodega desde la que vende o su Lista de precios con la que vende y aprieta Guardar.
3. 3Para sumar otra, completa los mismos datos en Agregar otra caja y aprieta Crear caja.
4. 4En Quién abre cada caja marca, por persona, las cajas que puede abrir (por ejemplo, Javiera solo la Tienda y Nicole la Tienda y la Bodega). El cambio corre al tiro.

• La lista muestra a quienes pueden vender. Si falta alguien, dale el permiso Vender en Equipo y permisos.
• Si sacas a una persona del equipo, sus cajas dejan de contarla; si vuelve a entrar, hay que marcarla de nuevo.
• La asignación decide quién abre cada caja. Quien no puede abrir una caja tampoco saca plata, cobra con su terminal ni cierra el turno de otra persona en ella. Cada caja cobra con su propio terminal de pago.
• Si quitas a alguien de una caja con su turno abierto, igual puede terminarlo: vender, retirar y cerrar. Lo que ya no puede es volver a abrirla.

Efectivo entre cajas: propio o compartido

En Configurar cajas → Efectivo entre cajas un administrador elige cómo pasa el efectivo de un turno al siguiente. Se aplica a todas las cajas de la empresa desde que se cambia: la próxima apertura ya usa la regla nueva.

• Cada caja con su propio efectivo (así parte toda empresa): quien abre una caja recibe lo que dejó el último cierre de esa misma caja. Sirve cuando cada caja tiene su cajón y pueden estar abiertas a la vez.
• Las cajas de un mismo local comparten el efectivo: el local es la bodega desde la que vende la caja. Quien abre cualquier caja del local recibe lo que dejó la última que cerró ahí: si cierra la caja de Andrea y después abre la de Javi con esa plata, Abrir caja dice «Viene de Caja Andrea…» y no queda ninguna diferencia. Una caja de otra bodega no se enlaza. Sirve cuando las cajas se usan por turnos, una después de otra.
• Ese efectivo lo recibe una sola caja: si dos cajas del local abren casi al mismo tiempo, la segunda abre con lo que contó, sin compararlo con ese cierre, y la pantalla lo avisa. Si otra caja del local cerró mientras tenías Abrir caja en pantalla, la caja no abre y la pantalla se recarga con el cierre nuevo.
• Si dos cajas del mismo local atienden a la vez, con el efectivo compartido la próxima apertura se compara contra el cierre más reciente del local, que puede ser el cajón de la otra caja: si cuentas tu cajón y explicas la diferencia, el cierre de la otra persona queda observado y no vende hasta corregirlo. Si tus cajas atienden a la vez, usa Cada caja con su propio efectivo.
• Al cambiar la opción, lo que una caja dejó con su propio efectivo lo recibe primero esa misma caja, y lo que se cerró con el efectivo compartido lo sigue recibiendo cualquier caja del local, una vez. Un cierre que ya quedó atrás (otra caja del local abrió después) no se compara con nadie.
• La regla de la diferencia no cambia: si lo que cuentas no calza con lo que dejó ese cierre, explícalo; el cierre queda observado y quien lo cerró no vende hasta corregirlo. El cierre impreso dice de qué caja vino el efectivo.

Armar la venta

En el computador la pantalla tiene dos lados: a la izquierda los productos, a la derecha la venta. En el teléfono es una columna, con el total siempre abajo y el botón Ver la venta.

1. 1Con la caja abierta, aprieta Vender (o entra a Punto de venta → Venta rápida). El punto de venta se abre en su propia ventana, sin menús: es la misma ventana aunque aprietes Vender varias veces. Para cerrarla, aprieta Salir arriba a la derecha: si terminó el turno, elige Ir a cerrar la caja.
2. 2Escanea el producto con el lector, o escribe en Nombre, SKU o código de barras: desde dos letras aparecen los resultados y tocas el que es. Abajo está la grilla con los Más vendidos de los últimos 90 días y una pestaña por categoría; tocar un producto lo suma. En el teléfono, Cámara escanea.
3. 3En cada línea cambias la Cantidad (escríbela o usa − y +), le pones un descuento en % o en $, o la sacas con Sacar. Los productos con número de serie se suman escaneando cada serie.
4. 4Elige Boleta o Factura (la emite administración), el Vendedor (parte con quien está en la caja; las comisiones salen de ahí) y el Cliente: consumidor final, uno de la ficha (Elegir y buscar por RUT, nombre o correo) o uno nuevo con + Crear cliente (RUT, nombre y correo; si el RUT ya es de un cliente, la pantalla lo muestra y aprietas Usar esta ficha en vez de crearlo de nuevo; si el correo es de otro cliente, lo muestra y lo tocas si es esa persona).
5. 5En la caja, las facturas las emite administración. Con Factura, la venta se cobra igual y queda registrada como nota de venta pagada en Por facturar; administración la factura desde ahí y la factura le llega al cliente por correo. Por eso el cliente tiene que ser de la ficha, con RUT, razón social, giro, dirección, comuna y correo.
6. 6Si quieres, pon un Descuento general en %: se aplica a las líneas que no tienen descuento propio. Si pasa tu tope, la pantalla lo dice y un administrador tiene que aprobarlo.
7. 7Revisa el Total (es exactamente el que va a salir en el documento) y aprieta Cobrar. Si algo impediría emitir (a la factura le faltan datos del cliente, el cliente está bloqueado, no hay stock, el descuento pasa tu tope), la pantalla lo dice debajo del IVA y Cobrar espera a que lo resuelvas.

• Si una línea dice «quedan» en amarillo, pides más unidades de las que hay en la bodega de la caja.
• Dejar en espera guarda la venta con un nombre (por ejemplo «señora del abrigo rojo») para seguir con otro cliente; se retoma desde cualquier caja de la empresa con Retomar, o se Descarta.

Cobrar con uno o varios medios de pago

1. 1Si la venta no lleva un cliente de la ficha, en Datos del cliente anota su Nombre y su Correo (son obligatorios) y, si los da, su RUT y su Teléfono. Si no quiere dar datos, marca No quiso dar datos: la venta sale igual. Al terminar de escribir un RUT o un Correo que ya está en tus clientes, la pantalla completa los datos que faltan (no cambia lo que escribiste) y lo avisa; si no es esa persona, aprieta Deshacer. El correo no completa solo los datos de otra ficha: si es de un cliente con RUT, de uno sin RUT cuando ya escribiste otro RUT, o de varios clientes (una familia, una oficina), la pantalla los muestra y tocas el que es, o aprietas No es esta persona (Ninguno de estos si son varios). Si tocas uno con RUT, la venta queda a nombre de esa ficha.
2. 2Si paga con Gift card, escanéala (o escríbela) y aprieta Ver saldo: se usa lo que alcance del saldo, o el monto que escribas; el resto queda en la tarjeta y lo que falte se cobra con otro medio. También puedes escanear la gift card desde el carrito y la pantalla pasa sola al cobro.
3. 3Si trae una nota de crédito de una devolución que quedó como saldo, aprieta Pagar con una nota de crédito, escribe su número y Ver saldo: se usa lo que alcance y el resto queda en la nota para otra compra.
4. 4Elige el medio de pago. El monto viene con el total.
5. 5Si paga en efectivo, anota ¿Con cuánto paga? o toca uno de los billetes sugeridos: el Vuelto aparece abajo.
6. 6Si paga con tarjeta y el medio lo pide, anota el Código de autorización del voucher.
7. 7Si paga por Transferencia, el cobro muestra la cuenta de la empresa y cuánto transferir (también en grande en la Pantalla del cliente, si está abierta). Cuando te muestre el comprobante, anota el N° de operación de la transferencia.
8. 8Para mezclar medios (transferencia y débito, efectivo y débito, o los que sean), aprieta + Otro medio de pago, elige el medio y escribe cuánto paga con él: el primer medio queda solo con lo que falta. Con × quitas un medio y su monto vuelve al primero. Si los montos no calzan con el total, la pantalla dice Falta o Sobra y Confirmar espera.
9. 9Aprieta Confirmar y emitir boleta (o la tecla F4). Se emite la boleta, baja el stock y el pago entra al turno.
10. 10La boleta sale sola a imprimir. En el aviso de la venta quedan Imprimir de nuevo, Mandar por correo o WhatsApp (escribes el correo o el celular ahí mismo; si dejó su celular, ya viene escrito) y Listo (o F2) para seguir con la venta siguiente. La impresa sale con el logo en blanco y negro para la impresora térmica; la que se manda va en 80 mm con el logo a color.

• La boleta siempre se imprime. Si el cliente dejó su correo (en Datos del cliente o en su ficha), además se le manda sola apenas el SII la acepta; el que da en el mesón manda, aunque su ficha tenga otro (el de la ficha no se cambia).
• El Teléfono va solo con números (sirven espacios, guiones y paréntesis); con letras, puntos o barras, la pantalla pide corregirlo o dejarlo vacío. Queda en su ficha si no tenía uno y la ficha es suya: la que nace con la venta o la que se encuentra por su RUT (sin RUT, el correo puede ser de la familia o de otra persona). Un fijo se guarda igual, pero no sirve para WhatsApp: la pantalla lo avisa.
• Sin RUT, la venta no queda a nombre de una ficha con RUT aunque el correo calce: para una boleta sobre 135 UF, pídele el RUT.
• Si la caja tiene un terminal de pago conectado, aparece Cobrar con seguido del nombre del medio: el monto viaja solo a la máquina y no hay que digitarlo. Antes de mandarlo, GoFlare revisa que la venta se pueda emitir tal cual (cliente, stock, folios, descuento): si algo falla, lo dice con la tarjeta todavía en la mano del cliente, no después de cobrarle. Aparece solo cuando se cobra el total con un medio: con el pago dividido, la tarjeta se pasa en la máquina y se anota su código.
• Con varios medios, la boleta dice el que trae más plata (el SII acepta uno solo por boleta); cada medio queda con su monto en el documento y en el cierre de caja.
• Si la empresa no tiene cargada la cuenta para transferencias, el cobro lo avisa sin frenar la venta: la carga un administrador en Datos para emitir → Datos para recibir pagos.
• Un N° de operación (o un código de voucher) ya anotado con el mismo medio no se acepta dos veces: revisa el comprobante.

Gift cards: venderlas y canjearlas

Como las gift cards de las grandes tiendas: a una persona se le entrega un comprobante al venderla (no es boleta: todavía no compró nada) y la boleta sale cuando la usa, por lo que se lleva. A una empresa se le vende con factura exenta. La gift card no es un producto del catálogo: nace en ShopFlare y el punto de venta la reconoce por su código (SF-GC-…).

1. 1Las físicas se acuñan por lote en el panel de ShopFlare: pestaña Gift cards → Acuñar un lote nuevo, con el Valor de cada una, la Cantidad y la Etiqueta del lote, y Acuñar lote (un lote por valor). Nacen sin activar: no valen nada hasta venderlas. En el lote, Imprimir etiquetas saca la etiqueta con el QR y el código para pegarla en la tarjeta.
2. 2Para venderla, con el carrito vacío aprieta Vender gift card. También puedes escanear la tarjeta con el carrito vacío: se abre Vender gift card con el código ya leído y revisado.
3. 3Con Tarjeta física, escanea la ETIQUETA de ShopFlare (no el código de barras impreso en el plástico) y aprieta Revisar: salen el código y el valor. Si la tarjeta ya está activa, dice que ya se vendió: si el cliente viene a pagar con ella, aprieta Volver, agrega los productos y escanéala de nuevo.
4. 4Con Digital por correo, elige el valor y anota Para y Su correo (De parte de y Mensaje son opcionales).
5. 5Elige el medio de pago y aprieta Cobrar $… y activar (en la digital, Cobrar $… y enviar): la tarjeta se activa en ShopFlare (o se crea la digital y le llega el correo). No se emite ningún documento al SII: sale el Comprobante de venta de gift card, que dice que no es una boleta. Aprieta Imprimir el comprobante y después Volver a la venta.
6. 6Si avisa que la tarjeta no se activó, aprieta Reintentar la activación y no la entregues todavía. La venta queda cobrada en Caja, en «Gift cards cobradas sin activar»: Activar la reintenta y un administrador la puede anular y devolver la plata.
7. 7Para usarla, cobra la venta con la gift card como cualquier medio de pago: sale la boleta de siempre, con la gift card como medio de pago.

• No vendas una gift card como producto del catálogo: así sale una boleta y la tarjeta no se activa en ShopFlare (el cliente se lleva una tarjeta sin saldo). Las que quedan por vender son las «no activadas» del lote en ShopFlare.
• La gift card no paga una venta con Factura: para usarla, emite boleta.
• A una empresa: administración emite una factura exenta con una línea por tarjeta, marcando Glosa libre (no el producto): descripción «Gift card SF-GC-…» con el código de la tarjeta, cantidad 1 y su valor. Con la factura emitida y el pago registrado, un administrador aprieta Activar gift cards en la ficha de la factura.

Ticket de cambio para regalos

Un comprobante del rollo, sin precios, que el cliente le pasa a quien recibe el regalo para cambiarlo. Es uno por cada producto comprado: una unidad que ya tiene su ticket no sale de nuevo.

1. 1Después de cobrar, en el aviso de la venta aprieta Ticket de cambio; también se saca desde la boleta en Documentos.
2. 2Vienen marcadas las unidades que todavía no tienen ticket: deja las que el cliente pide y aprieta Imprimir. Sale un ticket por unidad al diálogo de impresión.
3. 3El ticket dice hasta qué fecha se puede cambiar (30 días desde la boleta) y lleva un código de barras: al cambiar, se escanea en Devolver o cambiar una venta.
4. 4Un ticket perdido lo reimprime solo un administrador, con motivo, desde la misma pantalla; uno ya usado no se reimprime.

Devolver o cambiar un producto

La devolución emite una nota de crédito por lo que vuelve y deja la plata por un solo camino. La confirma un administrador: anular es decisión de jefatura.

1. 1En Punto de venta → Caja aprieta Devolver o cambiar una venta (desde la venta rápida, el enlace Devolución llega al mismo lugar).
2. 2Elige Boleta o Factura, escribe el N° de folio y aprieta Buscar. Si el cliente trae un ticket de cambio, escanéalo en la casilla de abajo: trae la boleta, deja marcada solo esa unidad y propone dejar el saldo para el cambio; al emitir la nota de crédito el ticket queda usado.
3. 3En cada línea deja en vuelven las unidades que el cliente devuelve; las que no vuelven, en 0. Abajo se ve el monto aproximado de la nota de crédito.
4. 4Escribe el Motivo.
5. 5Elige cómo se devuelve la plata: Efectivo del cajón (solo hasta lo que entró en efectivo por esa venta), Por la tarjeta, en la máquina (anulas el voucher en el terminal y la nota de crédito lo respalda) o Queda como saldo para un cambio.
6. 6Marca si Los productos vuelven a la venta; si están dañados, déjalo sin marcar y no vuelven al stock.
7. 7Aprieta Emitir nota de crédito. Con saldo para cambio aparece Vender el cambio con la nota de crédito N° …: abre la venta rápida con la nota lista para pagar; lo que sobre queda en la nota.

Atajos de teclado y pantalla del cliente

• F2 va al buscador de productos · F4 cobra (y en el cobro, confirma) · F8 deja la venta en espera · F9 abre el cliente · Esc vuelve del cobro al carrito. Después de vender, F4 imprime el voucher y F2 empieza otra venta.
• Pantalla del cliente (arriba a la derecha) abre en otra ventana lo que ve el cliente: las líneas, el total y, al terminar, el vuelto. Arrástrala al segundo monitor; se actualiza sola mientras vendes desde el mismo computador.

Sacar o meter efectivo durante el turno

El motivo es obligatorio: sin él, al cerrar aparece un faltante que nadie puede explicar.

1. 1Aprieta Ingreso o retiro de efectivo.
2. 2Elige el Tipo: Retiro para depósito, Sale plata (gasto) o Entra plata.
3. 3Anota el Monto y el Motivo (por ejemplo «Se pagó el flete de la encomienda») y aprieta Guardar.

Cerrar la caja con arqueo

Durante el turno, la tabla muestra por medio de pago las Transacciones y lo que Debería haber. El efectivo no se muestra: se cuenta a ciegas al cerrar. Si despliegas la lista de transacciones (por ejemplo «Ver las 12 transacciones del turno») puedes cuadrar voucher por voucher contra el terminal.

1. 1Aprieta Cerrar caja.
2. 2Cuenta el efectivo a ciegas, billete por billete y moneda por moneda, y anota la cantidad de cada denominación en la tabla: los subtotales y el Efectivo contado se calculan solos. Anota lo que hay en los otros medios.
3. 3Si hace falta, agrega una Observación (por ejemplo «Faltó un billete de mil»).
4. 4Aprieta Cerrar el turno.
5. 5Revisa el arqueo: por cada medio ves lo Esperado, lo Contado y la Diferencia. Aprieta Imprimir cierre para la planilla con la declaración y las firmas (también llega por correo a administración) y Volver para terminar.

• El efectivo que cuentes es el que recibe el turno siguiente.
• La diferencia queda registrada tal cual; no se ajusta sola.
• Si tu cierre queda observado, aparece arriba en Caja y no puedes vender hasta escribir qué pasó y apretar Registrar explicación.
• El cierre de cualquier turno anterior se vuelve a imprimir desde Turnos cerrados → Imprimir cierre. La guía completa del turno está en el artículo «El turno de caja».