Taller: una orden de trabajo de punta a punta

Recibir el equipo

Si no ves el menú Taller, pídenos activarlo desde Administración → Soporte y sugerencias.

1. 1Entra a Taller → Nueva OT.
2. 2Escanea o escribe la Serie del equipo. Si se vendió en tu empresa, la pantalla te dice a quién.
3. 3Elige el Cliente y, si quieres, el Modelo (opcional) del catálogo. Describe el Equipo.
4. 4Completa Falla que reporta el cliente, Estado físico al recibir y Accesorios que deja.
5. 5Anota el Correo para los avisos y el Teléfono (WhatsApp).
6. 6Aprieta Recibir equipo.
7. 7Imprime el Comprobante de recepción, que el cliente lo firme, escribe su nombre y aprieta Registrar firma. Desde ahí la falla, el estado físico y los accesorios quedan bloqueados.

Avanzar por los estados

En Avanzar, el botón principal sigue el camino normal: Empezar diagnóstico, Pasar a reparación, Marcar reparado. Para ir a otro estado, elígelo en «Cambiar a otro estado…», agrega una nota interna si quieres y aprieta Cambiar.

• Estados: Recibido, En diagnóstico, Esperando aprobación, Esperando repuesto, En reparación, Listo para retiro y Listo, sin reparar.
• Escribe lo que encontró el técnico en Diagnóstico y aprieta Guardar cambios. El cliente lo va a leer.
• Sube fotos o videos por etapa con Agregar fotos o video.
• Para anularla, aprieta Anular esta OT, escribe el motivo y confirma con Anular la OT.

Presupuesto y repuestos

1. 1En Presupuesto, aprieta Crear presupuesto y carga las líneas en el editor (Editar líneas).
2. 2Aprieta Enviar al cliente. La OT pasa a Esperando aprobación.
3. 3Si el cliente responde en el mesón, por teléfono o por correo, escribe quién responde y aprieta Aprobó, o escribe el motivo y aprieta Rechazó.
4. 4En Repuestos, elige la bodega, Elige el repuesto y la cantidad, y aprieta Usar. Si sobró, aprieta Devolver a bodega.

Avisos y enlace de seguimiento

Si la OT tiene correo, el cliente recibe un aviso al recibir el equipo, al quedar el presupuesto listo, al esperar un repuesto, al quedar listo y al entregarlo. Las notas internas nunca salen.

• En Avisos al cliente, aprieta Enviar por WhatsApp o Copiar enlace para mandarle el enlace de seguimiento.
• Con el enlace, el cliente ve el estado, el diagnóstico con sus fotos y el presupuesto, y puede aceptar las condiciones y aprobar o rechazar el presupuesto desde el teléfono.
• Cada vez que generas el enlace, el anterior deja de servir.
• Si una foto no debe verla el cliente, aprieta Quitar del enlace.

Cobrar y entregar

1. 1En Cobro, aprieta Cobrar con factura o Cobrar con boleta. Se arma el documento con lo aprobado o con los repuestos pendientes, y se abre en el editor para emitirlo.
2. 2Con la OT lista, escribe el nombre de quien retira y aprieta Entregar equipo.
3. 3Imprime el Comprobante de entrega.

• Si entregas con algo sin cobrar, un administrador debe escribir el motivo. La OT queda en la pestaña Con diferencias hasta cobrarlo con Cobrar lo pendiente con factura (o Con boleta) o hasta que un administrador lo castigue con Castigar lo pendiente.
• Si el presupuesto llevaba un cupón, el cobro lo trae y respeta ese precio en los productos del presupuesto aunque el cupón haya vencido o se haya dado de baja; un producto que agregues en el cobro y no estaba en el presupuesto lo toma solo mientras esté vigente. Si el cupón venció y ese producto traba el cobro, quita el cupón: los productos del presupuesto conservan su precio (si lo vuelves a quitar, sale también de ellos). Un cupón vencido del presupuesto no se junta con otro cupón. Los usos y la compra mínima se revisan al emitir: si el cupón se agotó o el cobro no llega al mínimo, quítalo y el cobro sale sin él. Para cobrar menos unidades de las presupuestadas, cambia la cantidad en la fila (también en un producto por serie) y se mantiene el precio aprobado; si quitas la línea y la agregas de nuevo, toma el precio de lista de hoy.